In ce conditii poate un antreprenor sa spuna ca are bun control asupra stocurilor sale?
Iata mai jos cateva elemente cheie prin care poti sa te asiguri ca gestiunea stocurilor este un aspect pe care il controlezi corespunzator:
- Disponibilitatea materiilor prime
Aceasta inseamna ca in gestiunea ta sunt suficiente materii prime pentru a satisfice necesarul comenzilor de productie sau de livrare.
Pe de alta parte, acest lucru nu inseamna sa detii stocuri in exces, fiindca acest lucru se traduce in alt fel de costuri.
Cheia procesului este de a comanda frecvent in cantitati mici, lucru care pe de alta parte nu convine multor furnizori din cauza costurilor ridicate ale transportului.
Daca utilizezi Smart Bill gestiune poti sa vezi in orice moment, in timp real stocul de care dispui, pe fiecare tip de material.
Astfel, poti sa vezi care sunt produsele care au un stoc scazut si poti sa decizi daca este necesara aprovizionarea.
- Disponibilitatea produselor finite
Este important pentru clientii tai sa poti sa le livrezi rapid produsele achizitionate, si poate chiar poti sa aplici preturi mai mari daca poti sa livrezi mai rapid decat concurenta.
Si aici, va trebui sa urmaresti ca venitul suplimentar care ar rezulta din practicarea unor preturi mai mari nu este depasit de cheltuielile generate de mentinerea unor stocuri mai mari.
- Produsele in curs de executie
Ideal este ca stocurile de produse in curs de executie sa fie mentinute la un nivel cat mai redus.
Acest lucru poate fie realizat de exemplu prin reducerea ciclului de productie, printr-o mai buna organizare a fluxului astfel incat sa fie reduse activitatile inutile consumatoare de timp si resurse (reducerea distantelor pe care trebuie sa se deplaseze angajatii, reducerea timpului de pornire a masinilor de productie, etc)
- Stabilirea pentru fiecare produs a cantitatii minime dincolo de care trebuie efectuata o reaprovizionare.
Daca acest nivel este setat prea jos, este benefic din punct de vedere al investitiei scazute in stocuri insa creste mult riscul de a ramane fara produsele necesare livrarii sau productiei, fapt care va interveni in buna relatie cu clientii.
In Smart Bill poti sa iti setezi un stoc minim pentru fiecare produs:
Ulterior, cand faci o vanzare, vei avea aceasta informatie disponibila direct pe factura si astfel vei stii ca ai depasit punctul critic si ca trebuie sa faci o noua aprovizionare.
- Stabilirea de proceduri clare pentru rezolvarea problemelor care apar in gestionarea stocurilor, cum ar fi:
- livrari gresite de la furnizori;
- identificarea de produse cu defecte;
- erori in introducerea receptiilor: coduri gresite de produse.
Astfel, angajatii vor sti cum sa procedeze in astfel de situatii si nu vor pierde timp cautand solutii de fiecare data cand se iveste o problema.
- Externalizarea unor activitati
Sarcina gestionarii stocurilor este un proces complex si complicat de aceea unele firme, de regula cele cu rulaje mari, apeleaza la externalizare.
De exemplu se pot externaliza:
- procedura de receptie a materialelor: exista firme care efectueaza receptia produselor, cantitiv si calitativ si intocmesc documentele de receptie, asigurandu-se ca sunt intocmite si procedurile legale si fiscale aferente (efectuarea vamii si plata taxelor aferente, pregatirea documentatiei aferente achizitiilor intracomunitare);
- inventarierea.
Daca utilizezi Smart Bill gestiune, externalizarea acestor servicii se poate face usor fiindca accesul unor terte parti in aplicatie se poate face de oriunde exista acces la internet.
Astfel, inregistrarea datelor in sistem se poate face direct, de alt utilizator, fara a fi nevoie de sisteme parelele de introducere a datelor si apoi de transfer a informatiei dintr-un sistem in altul.
In Smart Bill poti defini cati utilizatori doresti si le poti aloca drepturi, conform cu responsabilitatile lor.
Specificatiile acces se pot seta simplu ca si mai sus sau detaliat, asa cum se vede mai jos:
Asadar, gestiunea stocurilor este un proces complex in care este vital sa ai acces la instrumente si rapoarte in timp real.
